Informationen zum Datenschutz

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Wohnungsbaugenossenschaft KAIFU-NORDLAND eG (nachfolgend als „wir“ oder „uns“ bezeichnet).

I. Allgemeine Angaben

1. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Informationen haben oder sich wegen der Geltendmachung Ihrer Rechte an uns wenden möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an

Wohnungsbaugenossenschaft KAIFU-NORDLAND eG
Kieler Straße 131
22769 Hamburg
Tel.: 040 / 43 17 02 - 0
E-Mail: info@kaifu.de

2. Rechtsgrundlagen

Der datenschutzrechtliche Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf einen bestimmten oder bestimmbaren Menschen beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Eine Datenverarbeitung durch uns findet nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis statt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind oder auf Ihre Anfrage zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).

Wenn Sie sich auf eine offene Stelle in unserem Unternehmen bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten außerdem zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).

3. Dauer der Speicherung

Sofern sich aus den folgenden Hinweisen nichts anderes ergibt, speichern wir die Daten nur so lange, wie es zur Erreichung des Verarbeitungszwecks oder für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden, werden wir solche personenbezogenen Daten, die in unseren Buchhaltungsdaten enthalten sind, für zehn Jahre aufbewahren und in Handelsbriefen und Verträge vorhandene personenbezogene Daten für sechs Jahre aufbewahren. Im Übrigen werden wir Daten im Zusammenhang mit nachweispflichtigen Einwilligungen sowie mit Reklamations- und Forderungsansprüchen für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahren. Für Werbezwecke gespeicherte Daten werden wir löschen, wenn Sie der Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

4. Kategorien von Empfängern der Daten

Wir setzen im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten Auftragsverarbeiter ein. Zu den durch solche Auftragsverarbeiter ausgeführten Verarbeitungsvorgängen gehören z.B. Hosting, E-Mail-Versand, Wartung und Support von IT-Systemen, Kunden- und Auftragsmanagement, Bestellabwicklung, Buchhaltung und Abrechnung, Marketingmaßnahmen oder Akten- und Datenträgervernichtung. Bei einem Auftragsverarbeiter handelt es sich um eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Auftragsverarbeiter nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, sondern führen die Datenverarbeitung ausschließlich für den Verantwortlichen aus und sind vertraglich zur Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz verpflichtet. Im Übrigen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. an Stellen wie Post- und Zustelldienste, Hausbank, Steuerberatungs-/Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die Finanzverwaltung. Weitere Empfänger ergeben sich ggf. aus den folgenden Hinweisen.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Unsere Datenverarbeitungen können mit der Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten in Drittländer, also Länder, in denen die DSGVO nicht geltendes Recht ist, verbunden sein. Eine solche Übermittlung erfolgt in zulässiger Weise, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in einem solchen Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau geboten ist. Wenn ein solcher Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nicht vorliegt, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DSGVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO gegeben ist.

Sofern kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt und im Folgenden nichts anderes angegeben ist, verwenden wir für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländern als geeignete Garantien die EU-Standarddatenschutzklauseln. Sie haben die Möglichkeit, diese EU-Standarddatenschutzklauseln in Kopie zu erhalten oder einzusehen. Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Kontakt angegebene Adresse.

Sofern Sie in die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten einwilligen, erfolgt die Übermittlung auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

6. Verarbeitung bei der Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 DSGVO ausüben, verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte durch uns und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Zum Zweck der Auskunftserteilung und deren Vorbereitung gespeicherte Daten werden wir nur für diesen Zweck sowie für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten und im Übrigen die Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO einschränken.

Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. Art. 15 bis 22 DSGVO und § 34 Abs. 2 BDSG.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht, uns gegenüber Ihre Betroffenenrechte geltend zu machen. Dabei haben Sie insbesondere die folgenden Rechte:

  • Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.
  • Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
  • Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung nach Maßgabe des Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt.
  • Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, haben Sie nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

8. Widerspruchsrecht

Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, gegen Verarbeitungen, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

9. Datenschutzbeauftragte

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter folgenden Kontaktdaten:

E-Mail: olivier@vnw.de

Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.

Tangstedter Landstraße 73, 22415 Hamburg

https://www.vnw.de

II. Datenverarbeitungen auf unserer Website

Bei der Nutzung der Website erfassen wir Informationen, die Sie selbst bereitstellen. Außerdem werden während Ihres Besuchs auf der Website automatisch bestimmte Informationen über Ihre Nutzung der Website durch uns erfasst. Im Datenschutzrecht gilt grundsätzlich auch die IP-Adresse als ein personenbezogenes Datum. Eine IP-Adresse wird jedem mit dem Internet verbundenen Gerät durch den Internetprovider zugewiesen, damit es Daten senden und empfangen kann.

1. Verarbeitung von Server-Log-Files

Bei der rein informativen Nutzung unserer Website werden zunächst automatisiert (also nicht über eine Registrierung) allgemeine Informationen gespeichert, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Hierzu zählen standardmäßig: Browsertyp/ -version, verwendetes Betriebssystem, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer URL), IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage und HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Diese Verarbeitung dient der technischen Verwaltung und der Sicherheit der Website. Die gespeicherten Daten werden nach 60 Tagen gelöscht, wenn nicht aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein berechtigter Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung besteht und eine weitere Prüfung und Verarbeitung der Informationen aus diesem Grund erforderlich ist. Wir sind nicht in der Lage, Sie anhand der gespeicherten Informationen als betroffene Person zu identifizieren. Die Art. 15 bis 22 DSGVO finden daher gem. Art. 11 Abs. 2 DSGVO keine Anwendung, es sei denn, Sie stellen zur Ausübung Ihrer in diesen Artikeln niedergelegten Rechte zusätzliche Informationen bereit, die Ihre Identifizierung ermöglichen.

2. Registrierung

Für die Nutzung des Mieterportals beziehungsweise der App „Meine KAIFU“ ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir insbesondere den Registrierungscode, Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen festgelegten Anmeldedaten, die Ihrem Konto zugeordnete Mitglieds-, Vertrags- oder Nutzerkennung sowie technische Protokoll- und Sicherheitsdaten.

Die Verarbeitung dient der Prüfung Ihrer Zugangsberechtigung, der Einrichtung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos, Ihrer Authentifizierung bei späteren Anmeldungen sowie der Verhinderung unberechtigter Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung der Gewährleistung der IT-Sicherheit und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe dient, beruht sie ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb des Portals und der App.

Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind für die Registrierung erforderlich. Ohne ihre Bereitstellung können wir das Nutzerkonto nicht einrichten. Die Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer der Nutzungsberechtigung gespeichert und anschließend gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Mieterportal und in der App finden Sie in Abschnitt IV.1.

3. Wohnungsvermarktung über wohnungshelden

Für die digitale Vermarktung unserer Wohnungen nutzen wir die Anwendung „wohnungshelden“. Über die Anwendung können Wohnungsangebote bereitgestellt, Interessensbekundungen und Anfragen entgegengenommen sowie Besichtigungstermine koordiniert und Angaben für die weitere Bearbeitung eines Mietinteressenten verarbeitet werden.

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Stamm- und Kontaktdaten, insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer,
  • Angaben zu dem gewünschten Mietobjekt und den persönlichen Suchkriterien,
  • Inhalte von Anfragen und sonstiger Kommunikation,
  • Angaben zur Terminvereinbarung und zur Durchführung von Besichtigungen,
  • gegebenenfalls weitere Angaben und Unterlagen, die Mietinteressierte im Rahmen des Vermietungsprozesses selbst übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt zu dem Zweck, Wohnungsangebote zu veröffentlichen, Anfragen von Mietinteressierten zu bearbeiten, die weitere Kommunikation und gegebenenfalls Besichtigungstermine zu koordinieren sowie den Abschluss eines Mietvertrags vorzubereiten. Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit die Anwendung zur effizienten Organisation und Durchführung der Wohnungsvermarktung eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die im Zusammenhang mit der Wohnungsvermarktung erhobenen Daten speichern wir grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung des Vermietungsprozesses oder die Vorbereitung beziehungsweise Durchführung eines Mietvertrags erforderlich ist. Darüber hinaus speichern wir die Daten nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Zum Schutz des Anfrageformulars vor Missbrauch durch automatisierte Programme wird im Formular von wohnungshelden der Dienst Google reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eingesetzt. reCAPTCHA prüft anhand von Merkmalen wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Datum und Uhrzeit des Aufrufs sowie dem Nutzungsverhalten auf der Seite, ob eine Eingabe von einem Menschen stammt. Eine Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz des Formulars vor Spam und missbräuchlichen Anfragen. Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

4. Bewerbungen

Sie haben die Möglichkeit sich über unsere Website im Bereich Jobs zu bewerben. Hierzu erheben wir von Ihnen personenbezogene Daten, wozu insbesondere Ihr Name, der Lebenslauf, das Bewerbungsschreiben und weitere durch Sie zur Verfügung gestellte Inhalte zählen. Für die Auswahl unserer Bewerbungen verwenden wir den Dienstleister softgarden, der softgarden e-recruiting GmbH, Berlin, Deutschland, als Auftragsverarbeiter.

Ihre persönlichen Bewerbungsdaten werden ausschließlich zu Zwecken verarbeitet, die im Zusammenhang mit Ihrem Interesse an einer aktuellen oder zukünftigen Beschäftigung bei uns und der Bearbeitung Ihrer Bewerbung stehen. Ihre Bewerbung wird nur von den relevanten Ansprechpartnern bei uns bearbeitet und zur Kenntnis genommen. Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir insbesondere:

  • Stamm- und Kontaktdaten;
  • Angaben zu Qualifikationen und beruflichem Werdegang;
  • Lebenslauf und Bewerbungsschreiben;
  • Zeugnisse und sonstige von Ihnen bereitgestellte Unterlagen;
  • Kommunikations- und Gesprächsinhalte;
  • gegebenenfalls weitere für das Bewerbungsverfahren erforderliche Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG.

Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Beschäftigten sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Daten bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für den Zweck aufbewahren, Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und Ablehnung zu beantworten. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

Sollten wir Ihre Bewerberdaten über die Dauer von sechs Monaten aufbewahren und haben Sie darin ausdrücklich eingewilligt, weisen wir Sie darauf hin, dass diese Einwilligung jederzeit gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO frei widerruflich ist. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt.

5. Newsletter

Wir bieten auf unserer Website die Möglichkeit an, sich für unseren Newsletter anzumelden. Nach der Anmeldung werden wir Sie regelmäßig über aktuelle Neuigkeiten zu unseren Angeboten informieren. Für die Anmeldung zum Newsletter ist eine gültige E-Mail-Adresse erforderlich. Zur Verifizierung der E-Mail-Adresse erhalten Sie zunächst eine Anmelde-E-Mail, die Sie über einen Link bestätigen müssen (Double Opt-In). Wenn Sie den Newsletter auf unserer Website abonnieren, verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung. Die Verarbeitung beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den "Austragen"-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um eine erteilte Einwilligung nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus unserer rechtlichen Verpflichtung zur Dokumentation Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Für die Verwaltung der Abonnements, den Versand des Newsletters und die Auswertung der Newsletter-Nutzung setzen wir die CleverReach GmbH & Co. KG, Rastede, Deutschland, als Auftragsverarbeiter ein.

Soweit Sie hierzu eine gesonderte Einwilligung erteilen, können wir erfassen, ob und wann ein Newsletter geöffnet wurde und welche darin enthaltenen Links aufgerufen wurden. Hierzu können Zählpixel, individualisierte Links und vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Die Auswertung dient dazu, die Nutzung und den Erfolg unserer Newsletter zu messen und Inhalte besser an den Interessen unserer Empfänger auszurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne eine solche Einwilligung findet keine personenbezogene Auswertung Ihres Öffnungs- oder Klickverhaltens statt. Unabhängig davon können wir vollständig anonymisierte und nicht auf einzelne Empfänger zurückführbare Versandstatistiken auswerten.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder über die unter „Kontakt“ genannten Kontaktdaten. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Daten aus dem aktiven Verteiler. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste, um sicherzustellen, dass Sie keine weiteren Newsletter erhalten. Diese Speicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beachtung Ihres Widerrufs und in der Vermeidung unerwünschter Zusendungen.

Beachten Sie bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“.

6. Cookies

Wir verwenden auf unserer Website Cookies und vergleichbare Technologien („Cookies“). Bei Cookies handelt es sich um kleine Datensätze, die durch Ihren Browser gespeichert werden, wenn Sie eine Website besuchen. Hierdurch wird der verwendete Browser gekennzeichnet und kann durch Webserver wiedererkannt werden. Sie haben durch Ihren Browser die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Sie können der Verwendung von Cookies durch Ihre Browsereinstellungen grundsätzlich oder für bestimmte Fälle widersprechen.

Die Verwendung von Cookies ist zum Teil für den Betrieb unserer Website technisch notwendig und damit ohne die Einwilligung des Nutzers zulässig. Außerdem verwenden wir möglicherweise Cookies, um besondere Funktionen und Inhalte anzubieten sowie zu Analyse- und Marketingzwecken. Darunter können auch Cookies von Drittanbietern (sog. Third Party Cookies) sein. Solche technisch nicht notwendigen Cookies verwenden wir nur mit Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und ggf. Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Hinweise zu den Zwecken, Anbietern, eingesetzten Technologien, gespeicherten Daten und der Speicherdauer einzelner Cookies finden Sie in den Cookie-Einstellungen unseres Consent Management Tools. Diese können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen ändern“ im Abschnitt „Consent Management Tool“ aufrufen.

Diese Website verwendet das Consent Management Tool Cookiebot der Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark, zur Steuerung von Cookies und der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Der Consent-Banner ermöglicht es den Nutzern unserer Website zu bestimmten Datenverarbeitungsprozessen eine Einwilligung zu erteilen oder eine abgegebene Einwilligung zu widerrufen. Durch die Bestätigung des Buttons „Alle zulassen“ oder durch die Speicherung individueller Cookie-Einstellungen stimmen Sie der Nutzung der damit verbundenen Cookies zu.

Die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Außerdem unterstützt der Banner uns dabei, den Nachweis über die Erklärung einer Einwilligung erbringen zu können. Hierzu verarbeiten wir Informationen über die Erklärung einer Einwilligung und weitere Protokolldaten zu dieser Erklärung. Zur Erhebung dieser Daten werden auch Cookies verwendet. Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um eine erteilte Einwilligung nachweisen zu können. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus unserer rechtlichen Verpflichtung zur Dokumentation Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i.V.m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Hier können Sie Ihre Cookie-Einstellungen ändern oder Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen ändern | Einwilligung widerrufen

8. Tracking & Retargeting

Wir verwenden auf unserer Website den Dienst Google Analytics 4 des Anbieters Google Ireland Limited, Irland.

Bei Google Analytics handelt es sich um einen Webanalysedienst, mit dessen Hilfe wir Daten über das Verhalten der Nutzer auf unserer Website erheben und analysieren können. Google Analytics ermöglicht es uns, Interaktionsdaten von verschiedenen Geräten und aus unterschiedlichen Sitzungen zu messen. Hierdurch können wir einzelne Nutzeraktionen in Kontext setzen und langfristige Beziehungen analysieren.

Google Analytics verwendet hierzu Cookies, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Außerdem werden personenbezogene Daten in Form von IP-Adressen, Gerätekennungen und Informationen über die Interaktion mit unserer Website verarbeitet. Zum Teil handelt es sich bei diesen Daten um Informationen, die in Ihrem verwendeten Endgerät gespeichert sind. Außerdem werden über die eingesetzten Cookies auch weitere Informationen auf Ihrem verwendeten Endgerät gespeichert.

Google Ireland wird die so erhobenen Daten in unserem Auftrag verarbeiten, um die Nutzung unserer Website durch die Nutzer auszuwerten, um Reports über die Aktivitäten innerhalb unserer Website zusammenzustellen und um weitere, mit der Nutzung unserer Website und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen uns gegenüber zu erbringen. Dabei können aus den verarbeiteten Daten pseudonyme Nutzungsprofile der Nutzer erstellt werden.

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät und der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgen mit Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die weitere hier beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ebenfalls mit Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können diese Einwilligung über unser Consent Management Tool jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Bei der Datenerhebung in Google Analytics 4 werden IP-Adressen von Nutzern in der Europäischen Union nicht protokolliert oder gespeichert. Die IP-Adresse wird auf Servern in der Europäischen Union zur Ableitung von Standortdaten verwendet und anschließend gelöscht, bevor die übrigen Daten zur weiteren Verarbeitung an Analytics Server weitergeleitet werden.

Ereignisdaten werden für eine Dauer von 2 Monaten, Nutzerdaten für eine Dauer von 14 Monaten gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Die Speicherdauer der Nutzerdaten beginnt bei jeder neuen Aktivität der betreffenden Nutzer erneut. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist, erfolgt automatisch einmal im Monat. Die Aufbewahrungseinstellung wirkt sich nicht auf standardmäßige aggregierte Berichte aus.

9. OpenStreetMap

Wir nutzen auf unserer Website Kartenkacheln des Kartendienstes OpenStreetMap (OSM), die von der OpenStreetMap Foundation (OSMF), Cambridge, Vereinigtes Königreich, bereitgestellt werden.

Wenn Sie eine Seite mit eingebundener Karte aufrufen beziehungsweise die Karte aktiv laden, stellt Ihr Browser eine Verbindung zur OSMF her. Hierbei werden insbesondere die für die Verbindung erforderliche IP-Adresse sowie technische Anfrage- und Verbindungsdaten verarbeitet. Je nach Übertragungsweg können hierzu beispielsweise Angaben zum Zeitpunkt des Abrufs, zur angeforderten Kartenkachel, zum Browser beziehungsweise Gerät und zur verweisenden Seite gehören. Ohne die Verarbeitung der IP-Adresse ist die Übermittlung der Karteninhalte an Ihren Browser technisch nicht möglich.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, sofern die hierfür erforderliche Interessenabwägung zugunsten der Einbindung der Karte ausfällt. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine interaktive Karte zur Darstellung von Standorten und zur Orientierung bereitzustellen.

Bei der Nutzung der Kartenkacheln kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten über Server im Vereinigten Königreich und in weiteren Staaten erfolgen. Für das Vereinigte Königreich stützen wir die Datenübermittlung auf den jeweils geltenden Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation unter https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

10. Monotype

Wir nutzen auf unserer Website Web-Fonts der Monotype Imaging Holdings Inc., USA („Monotype“) zur einheitlichen Darstellung von Schriften. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web-Fonts von unserem Webserver in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Aus lizenzrechtlichen Gründen ist es erforderlich, dass die Seitenaufrufe gezählt werden, weshalb Ihr Browser eine Verbindung zu fonts.com oder fast.fonts.net aufbaut und die Kunden-ID des Websitebetreibers übermittelt. Diese Datenverarbeitungen erfolgen zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website und beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Es werden dabei keine Cookies gesetzt. Sie können dieser Datenverarbeitung jederzeit über die Einstellungen des verwendeten Browsers oder bestimmter Browser-Erweiterungen widersprechen. Eine solche Erweiterung stellt beispielsweise die Matrix-basierte Firewall uMatrix für die Browser Firefox und Google-Chrome dar. Bitte beachten Sie, dass es hierdurch zu Funktionseinschränkungen auf der Website kommen kann. Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Weitere Hinweise zu dieser Verarbeitungstätigkeit, den eingesetzten Technologien, gespeicherten Daten und der Speicherdauer finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Monotype unter https://www.monotype.com/de/rechtshinweise/datenschutzrichtlinie/datenschutzrichtlinie-zum-tracking-von-webschriften.

Beachten Sie dazu bitte die Hinweise im Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer“.

11. Automatische Übersetzungen über die DeepL API

Zur Bereitstellung mehrsprachiger Inhalte unserer Website und zur Übersetzung von Texten im zugehörigen Backend nutzen wir die DeepL API der DeepL SE, Köln, Deutschland.

Über die API werden die zur Übersetzung vorgesehenen Inhalte an DeepL übermittelt und automatisiert in die ausgewählte Zielsprache übersetzt. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • zur Übersetzung übermittelte Textinhalte;
  • Angaben zur Ausgangs- und Zielsprache;
  • technische Anfrage- und Nutzungsdaten, soweit diese für Bereitstellung, Absicherung und Abrechnung der API erforderlich sind.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung und Pflege mehrsprachiger Websiteinhalte sowie der technischen und redaktionellen Bearbeitung von Inhalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Informationen und digitalen Angebote in mehreren Sprachen zur Verfügung zu stellen und effizient zu pflegen.

Wir nutzen DeepL API Pro. Dabei werden die übermittelten Texte und Übersetzungen nicht zum Training der Übersetzungsmodelle verwendet. Die übermittelten Texte und Übersetzungen werden von DeepL nur so lange gespeichert, wie es für die Erstellung und Übermittlung der Übersetzung erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die Ausführungen unter „Datenübermittlung in Drittländer“.

12. Nutzung von Eye-Able

Zur Verbesserung der digitalen Barrierefreiheit nutzen wir auf unserer Website „Eye-Able“, einen Dienst der Web Inclusion GmbH, Würzburg, Deutschland. Eye-Able ermöglicht es Ihnen, die Darstellung und Bedienung der Website an persönliche Bedürfnisse anzupassen, beispielsweise hinsichtlich Kontrasts, Schriftgröße, Farbdarstellung, Lesefunktionen und weiterer Funktionen zur barrierearmen Nutzung.

Die für die Bereitstellung des Dienstes erforderlichen Dateien, insbesondere JavaScript-, CSS- und Bilddateien, werden von der Infrastruktur des Anbieters geladen. Dabei können technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, angeforderte Ressource sowie Browser- und Geräteinformationen verarbeitet werden.

Wenn Sie Funktionen von Eye-Able verwenden, werden die von Ihnen gewählten Einstellungen im Local Storage Ihres Browsers gespeichert, damit sie bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden können. Diese lokale Speicherung ist für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Anpassungsfunktion erforderlich und erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die gespeicherten Einstellungen verbleiben nach den uns vorliegenden Informationen auf Ihrem Endgerät und werden nicht an den Anbieter übermittelt. Eye-Able setzt für diese Einstellungen keine Cookies ein.

Die Verarbeitung der Verbindungsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der möglichst barrierefreien, zugänglichen und nutzerfreundlichen Gestaltung unseres Onlineangebots.

Weitere Informationen finden Sie unter https://eye-able.com/de/datenschutz-eye-able/.

III. Datenverarbeitungen auf unseren Social-Media-Seiten

Wir sind auf mehreren Social-Media-Plattformen mit einer Unternehmensseite vertreten. Hierdurch möchten wir weitere Möglichkeiten zur Information über unser Unternehmen und zum Austausch bieten. Unser Unternehmen verfügt über Unternehmensseiten auf den folgenden Social-Media-Plattformen:

  • LinkedIn der LinkedIn Ireland Unlimited Company, (Irland, EU), im folgenden “LinkedIn“;
  • XING der NEW WORK SE (Deutschland, EU), im Folgenden „XING“;
  • YouTube der Google Ireland Limited (Irland, EU), im Folgenden „YouTube“;
  • kununu der New Work SE (Deutschland, EU), im Folgenden „kununu“.

Wenn Sie ein Profil auf einer Social-Media-Plattform besuchen oder mit diesem interagieren, kann es zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten über Sie kommen. Auch die mit einem verwendeten Social-Media-Profil verbundenen Informationen stellen regelmäßig personenbezogene Daten dar. Dies erfasst auch Nachrichten und Aussagen, die unter der Verwendung des Profils gemacht werden. Außerdem werden während Ihres Besuchs eines Social-Media-Profils oftmals automatisch bestimmte Informationen hierüber erfasst, die auch personenbezogene Daten darstellen können.

1. Besuch einer Social-Media-Seite

Bei dem Besuch unserer Social-Media-Seite, über die wir unser Unternehmen oder einzelne Produkte aus unserem Angebot darstellen, werden bestimmte Informationen über Sie verarbeitet. Allein Verantwortlicher für diese Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Betreiber der Social-Media-Plattformen. Weitere Hinweise über die Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten Sie in deren Datenschutzerklärungen, auf die wir im Folgenden verlinken:

Die Betreiber der Social-Media-Plattformen erheben und verarbeiten Eventdaten und Profildaten und stellen uns für unsere Seiten in anonymisierter Form Statistiken und Einblicke bereit, mit deren Hilfe wir Erkenntnisse über die Arten von Handlungen erhalten, die Personen auf unserer Seite vornehmen (sog. „Seiten-Insights“). Diese Seiten-Insights werden auf der Grundlage von bestimmten Informationen über Personen, die unsere Seite besucht haben, erstellt. Diese Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt durch die Social-Media-Betreiber und uns als gemeinsam Verantwortliche. Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse, die Arten von vorgenommenen Handlungen auf unserer Seite auszuwerten und unsere Seite anhand dieser Erkenntnisse zu verbessern. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Wir können die über die Seiten-Insights erhaltenen Informationen nicht einzelnen Nutzer-Profilen, die mit unseren Seiten interagieren, zuordnen. Soweit zwischen uns und dem jeweiligen Plattformbetreiber eine gemeinsame Verantwortlichkeit für die Erstellung und Bereitstellung von Nutzungsstatistiken besteht, wurden entsprechende Vereinbarungen gemäß Art. 26 DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:

Sie haben die Möglichkeit Ihre Rechte auch gegenüber den Betreibern geltend zu machen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter folgenden Links:

Wir haben mit LinkedIn vereinbart, dass die irische Datenschutzkommission die federführende Aufsichtsbehörde ist, die die Verarbeitung für Seiten-Insights überwacht. Sie haben stets das Recht, eine Beschwerde bei der irischen Datenschutzkommission (siehe unter www.dataprotection.ie) oder bei jeder anderen Aufsichtsbehörde einzureichen.

2. Kommunikation über Social-Media-Seiten

Wir verarbeiten außerdem Informationen, die Sie uns über unsere Unternehmensseite auf der jeweiligen Social-Media-Plattform zur Verfügung gestellt haben. Solche Informationen können der genutzte Username, Kontaktdaten oder eine Mitteilung an uns sein. Diese Verarbeitungen durch uns erfolgen als allein Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, mit anfragenden Personen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Weitere Datenverarbeitungen können erfolgen, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) oder wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

IV. Weitere Datenverarbeitungen

1. Meine KAIFU Mieterportal und App „Meine KAIFU“

a) Bereitstellung des Mieterportals und der App

Wir stellen unseren Mitgliedern und Mietern das Mieterportal und die App „Meine KAIFU“ zur Verfügung. Über diese Angebote können Sie insbesondere Ihr Nutzerkonto verwalten, Stamm-, Mitgliedschafts-, Vertrags- und Objektinformationen einsehen und aktualisieren, Dokumente abrufen sowie Serviceanfragen und Schadensmeldungen übermitteln.

Die App stellt die Funktionen des Mieterportals in einer für mobile Endgeräte optimierten Form bereit. Hierzu wird die Webplattform innerhalb der App angezeigt. Bei der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Stamm- und Kontaktdaten;
  • Mitglieds-, Nutzer- und Kontodaten;
  • Vertrags-, Miet- und Objektdaten;
  • Abrechnungs- und Zahlungsinformationen, soweit diese im Portal bereitgestellt werden;
  • Dokumente und Dokumentenabrufe;
  • Kommunikations- und Inhaltsdaten;
  • Angaben zu Serviceanfragen und Schadensmeldungen;
  • technische Geräte-, Verbindungs-, Protokoll- und Sicherheitsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der digitalen Dienste sowie zur Verwaltung und Durchführung des Mitgliedschafts- und Mietverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Gewährleistung von Stabilität und IT-Sicherheit beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb unserer digitalen Angebote.

b) Stamm-, Vertrags- und Objektdaten sowie Dokumente

Im Mieterportal und in der App stellen wir Ihnen die zu Ihrer Mitgliedschaft beziehungsweise Ihrem Mietverhältnis gespeicherten Informationen zur Verfügung. Hierzu können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Mitgliedschafts- und Vertragsdaten, Angaben zu Mietobjekten, Abrechnungs- und Zahlungsinformationen sowie Mitteilungen und Dokumente gehören. Soweit entsprechende Funktionen angeboten werden, können Sie bestimmte Angaben prüfen, aktualisieren oder uns Änderungswünsche übermitteln.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mitgliedschafts- und Mietverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten werden für die Dauer des Mitgliedschafts- oder Mietverhältnisses und anschließend nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

c) Serviceanfragen und Schadensmeldungen

Über das Mieterportal und die App können Sie Serviceanfragen, Schadensmeldungen und sonstige Anliegen übermitteln. Dabei verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontakt- und Kontodaten, Angaben zum Mietverhältnis und zum betroffenen Objekt, den Inhalt Ihrer Mitteilung sowie gegebenenfalls von Ihnen bereitgestellte Fotos, Dokumente und andere Anhänge.

Die Daten werden zur Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung des Anliegens sowie zur Kommunikation über den Bearbeitungsstand verarbeitet. Soweit es für die Bearbeitung erforderlich ist, können die Daten an zuständige Mitarbeiter sowie beauftragte Handwerks-, Reparatur-, Verwaltungs- oder sonstige Dienstleistungsunternehmen übermittelt werden.

Soweit das Anliegen das bestehende Mitgliedschafts- oder Mietverhältnis betrifft, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In sonstigen Fällen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung der an uns gerichteten Anliegen sowie in der Dokumentation und Beseitigung gemeldeter Schäden.

Die Daten werden für die Dauer der Bearbeitung gespeichert. Anschließend werden sie gelöscht oder in die zum Mietverhältnis geführten Unterlagen übernommen, soweit dies für die Vertragsdurchführung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Bitte achten Sie darauf, dass Fotos und Dokumente nur die für die Bearbeitung erforderlichen Inhalte zeigen und nach Möglichkeit keine unbeteiligten Personen oder nicht erforderlichen vertraulichen Informationen enthalten.

d) Kamera und Zugriff auf Dateien

Wenn Sie über die App ein Foto aufnehmen oder eine vorhandene Datei beziehungsweise ein Dokument auswählen möchten, benötigt die App Zugriff auf die Kamera oder die von Ihnen ausgewählten Dateien. Der Zugriff erfolgt nur, wenn Sie die entsprechende Funktion aufrufen und die hierfür erforderliche Geräteberechtigung erteilen. Sie können Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Endgeräts ändern oder entziehen.

Aufgenommene oder ausgewählte Fotos und Dateien werden nur verarbeitet, soweit Sie diese aktiv einer Serviceanfrage, Schadensmeldung oder sonstigen Mitteilung hinzufügen. Die weitere Verarbeitung richtet sich nach dem mit der Übermittlung verfolgten Zweck und erfolgt regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Anzeige oder Freigabe von Dokumenten können Dateien vorübergehend im Cache-Verzeichnis der App gespeichert werden. Diese Dateien werden durch das Betriebssystem nach Maßgabe seiner Speicherverwaltung entfernt. Wenn Sie eine Datei über die Teilen-Funktion Ihres Endgeräts weitergeben, bestimmen Sie selbst den Empfänger beziehungsweise den hierfür verwendeten Dienst. Die weitere Verarbeitung durch den von Ihnen ausgewählten Dienst richtet sich nach dessen Datenschutzbestimmungen.

e) Biometrische Anmeldung und lokaler sicherer Speicher

Soweit Sie diese Funktion aktivieren, können Sie für die Anmeldung die auf Ihrem Endgerät eingerichtete biometrische Authentifizierung, beispielsweise Face ID oder einen Fingerabdrucksensor, verwenden. Die Prüfung der biometrischen Merkmale erfolgt ausschließlich durch das Betriebssystem beziehungsweise die Sicherheitsfunktionen Ihres Endgeräts. Wir erhalten keinen Zugriff auf Ihre biometrischen Referenzdaten und speichern diese nicht.

Zur Ermöglichung der vereinfachten Anmeldung können die hierfür erforderlichen Authentifizierungsinformationen verschlüsselt im geschützten Speicherbereich Ihres Endgeräts abgelegt werden. Die Funktion ist freiwillig und kann über die App- oder Geräteeinstellungen deaktiviert werden. Die Verarbeitung dient der von Ihnen gewünschten vereinfachten und sicheren Anmeldung und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

f) E-Mail- und Push-Benachrichtigungen

Im Zusammenhang mit dem Mieterportal und der App können wir Ihnen transaktionale E-Mail-Benachrichtigungen senden, beispielsweise zu Ihrem Nutzerkonto, zur Bereitstellung neuer Dokumente, zum Bearbeitungsstand eines von Ihnen übermittelten Anliegens oder zu sicherheitsrelevanten Vorgängen. Hierfür verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, die Zuordnung zu Ihrem Nutzerkonto, den Anlass und den Zeitpunkt der Nachricht sowie technische Versand- und Zustellinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Durchführung des von Ihnen genutzten Mieterportals sowie zur Abwicklung des Mitgliedschafts- oder Mietverhältnisses auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Nachrichten der Sicherheit des Nutzerkontos oder unserer digitalen Angebote dienen, beruht die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz der Nutzerkonten und in der sicheren Kommunikation über relevante Vorgänge.

Die Versand- und Nachweisdaten werden gelöscht, wenn sie für die Zustellung, Fehlerbehebung oder Dokumentation des zugrunde liegenden Vorgangs nicht mehr erforderlich sind. Soweit eine Nachricht Bestandteil eines vertrags- oder servicebezogenen Vorgangs ist, kann sie nach den hierfür geltenden Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert werden.

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, können wir Ihnen Informationen im Zusammenhang mit dem Mieterportal, Ihrem Nutzerkonto und den dort bearbeiteten Anliegen auf Ihrem Endgerät anzeigen. Hierfür wird ein der App-Installation beziehungsweise dem Endgerät zugeordnetes Push-Token verarbeitet. Zusätzlich können technische Zustell- und Statusinformationen verarbeitet werden.

Die Zustellung erfolgt über die Push-Infrastruktur des Betriebssystems beziehungsweise Geräteanbieters. Dabei können technische Kennungen und Zustellinformationen an die jeweils beteiligten technischen Anbieter übermittelt werden.

Push-Benachrichtigungen werden nur versandt, wenn Sie die entsprechende Geräteberechtigung erteilt haben. Soweit die Benachrichtigungen freiwillige Informationen betreffen, beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit sie unmittelbar zur Durchführung des von Ihnen genutzten Mieterportals oder zur Information über ein von Ihnen eingereichtes Anliegen erforderlich sind, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene technische Verarbeitungsvorgänge können ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Sie können die Berechtigung jederzeit über die Einstellungen Ihres Endgeräts ändern oder entziehen. In diesem Fall erhalten Sie keine weiteren Push-Benachrichtigungen. Die sonstige Nutzung der App bleibt grundsätzlich möglich. Das Push-Token wird gelöscht oder deaktiviert, wenn es für die Zustellung nicht mehr benötigt wird, insbesondere nach Beendigung der Nutzungsberechtigung oder sobald uns bekannt wird, dass das Token nicht mehr gültig ist.

g) Technische App-Daten

Beim Betrieb der App können technische Verbindungs-, Geräte-, Protokoll- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Betriebssystem und Betriebssystemversion, App-Version, Zeitpunkt und Art des Zugriffs sowie technische Fehler- und Ereignisdaten gehören.

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der App, der Kompatibilität mit dem Endgerät, der Fehlerbehebung sowie der Gewährleistung von Stabilität und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit die Verarbeitung der Sicherheit und Stabilität dient, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, wenn sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

h) Authentifizierungs- und Sicherheitscookies

Für die Authentifizierung, die Verwaltung der angemeldeten Sitzung und den Schutz des Mieterportals vor unberechtigten Zugriffen verwenden wir technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien. Hierzu gehören insbesondere:

  • KEYCLOAK_SESSION zur Aufrechterhaltung der angemeldeten Sitzung;
  • KEYCLOAK_IDENTITY zur Zuordnung der authentifizierten Sitzung;
  • KEYCLOAK_AUTH_SESSION_ID zur Durchführung des Anmeldevorgangs;
  • KC_RESTART zur Fortsetzung eines unterbrochenen Anmeldevorgangs;
  • Session- und Challenge-Technologien der Web Application Firewall (WAF) zur Erkennung und Abwehr automatisierter, missbräuchlicher oder schädlicher Zugriffe.

Die Technologien enthalten technisch erzeugte Kennungen und werden grundsätzlich nur für die jeweilige Browser- beziehungsweise Anwendungssitzung oder für die zur Durchführung der Sicherheitsprüfung erforderliche kurze Dauer verwendet. Einzelheiten zu den konkret eingesetzten Technologien und Laufzeiten finden Sie in der Cookie-Übersicht des Mieterportals.

Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf das Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil die Technologien für den ausdrücklich gewünschten Anmelde- und Portalservice beziehungsweise dessen sichere Bereitstellung unbedingt erforderlich sind. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Vertragsdurchführung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

i) Analyse des Mieterportals mit Matomo Cloud

Im Mieterportal nutzen wir Matomo Cloud der InnoCraft Ltd, Neuseeland. Soweit das Mieterportal innerhalb der App angezeigt wird, kann die nachfolgend beschriebene Analyse auch Zugriffe erfassen, die über die in der App eingebettete Webansicht erfolgen. Ein darüberhinausgehendes eigenständiges natives App-Tracking setzen wir nicht ein.

Mit Matomo analysieren wir die Nutzung des Mieterportals, um Inhalte und Funktionen zu verbessern und die Nutzung unseres digitalen Angebots statistisch auszuwerten. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • aufgerufene Seiten und URLs;
  • Zeitpunkt und Dauer von Zugriffen;
  • verwendeter Browser, Betriebssystem und Gerätetyp;
  • Herkunft des Besuchs;
  • Interaktionen mit dem Mieterportal;
  • gekürzte IP-Adresse;
  • pseudonyme Besuchs- und Sitzungskennungen.

Wir konfigurieren Matomo so, dass keine Inhalte aus Eingabefeldern, keine Dokumenteninhalte und keine nicht für die Analyse erforderlichen vertrags- oder objektbezogenen Informationen an Matomo übermittelt werden.

Soweit Matomo Cookies oder vergleichbare Technologien zur Wiedererkennung von Besuchen verwendet, erfolgt die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Ihr Endgerät nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die im Mieterportal bereitgestellten Cookie-Einstellungen widerrufen.

Die Nutzungsdaten werden entsprechend der im Mieterportal ausgewiesenen Matomo-Konfiguration gespeichert und anschließend gelöscht oder so aggregiert, dass sie nicht mehr einzelnen Nutzern zugeordnet werden können.

Für Neuseeland besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Matomo erhalten Sie unter https://matomo.org/matomo-cloud-privacy-policy/.

2. KAI Chatbot und Kommunikationsfunktionen

Im Mieterportal und in der App „Meine KAIFU“ bieten wir den KAI Chatbot als Kommunikations- und Unterstützungsfunktion an. Der KAI Chatbot kann insbesondere bei allgemeinen Fragen, beim Auffinden von FAQ-Inhalten, bei der Orientierung im Servicebereich sowie bei der Erfassung und Vorstrukturierung von Anliegen unterstützen. Soweit vorgesehen, können über den Chatbot übermittelte Anliegen an die zuständigen Stellen weitergeleitet und dort weiterbearbeitet werden.

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Kontaktdaten und sonstige Angaben, die Nutzerinnen und Nutzer im Chat mitteilen,
  • Inhalte der Chatnachrichten und gegebenenfalls darin enthaltene Angaben zu einem Anliegen,
  • Angaben zum Mietverhältnis, zum Vertrag oder zum betroffenen Objekt, soweit Nutzerinnen und Nutzer diese mitteilen oder sie für die Bearbeitung des Anliegens aus dem Mieterportal beziehungsweise der App übernommen werden,
  • Angaben zu Serviceanfragen, Schadensmeldungen und sonstigen Anliegen,
  • gegebenenfalls übermittelte Anhänge oder sonstige Inhalte,
  • technische Nutzungsdaten, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Fehlerbehebung der Kommunikationsfunktion erforderlich sind.

Die Verarbeitung erfolgt, um Nutzer zu unterstützen, Fragen zu beantworten, Anliegen zu erfassen und vorzusortieren, Serviceanfragen an die zuständigen Stellen weiterzuleiten und die Bearbeitung dieser Anliegen zu ermöglichen. Soweit die Kommunikation mit der Durchführung oder Vorbereitung eines Miet- oder sonstigen Vertragsverhältnisses zusammenhängt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei allgemeinen Anfragen und zur Organisation eines effizienten Kunden- und Mieterservices erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Chat- und Kommunikationsinhalte speichern wir grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Beantwortung und Bearbeitung des jeweiligen Anliegens erforderlich ist. Werden die Inhalte einer Serviceanfrage oder Schadensmeldung zugeordnet, können sie für die Dauer der Bearbeitung sowie nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und der für das Mietverhältnis geltenden Dokumentationspflichten gespeichert werden. Reine Chatverläufe, die keiner weitergehenden Bearbeitung oder Dokumentation bedürfen, werden nach Wegfall des jeweiligen Zwecks gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Für die Verarbeitung der Eingaben nutzt der KAI Chatbot das KI-Sprachmodell Claude der Anthropic PBC. Das Modell wird auf Servern von Amazon Web Services in Europa betrieben. Mieterportal, App und Chatbot werden in unserem Auftrag von der Aareon Deutschland GmbH bereitgestellt.

Die Nutzung des KAI Chatbots ist nicht erforderlich, um mit uns Kontakt aufzunehmen. Nutzerinnen und Nutzer können sich auch über die sonstigen in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns anrufen oder über die angegebene Kontakt-E-Mail eine Nachricht schicken, werden wir die übermittelten Daten zu dem Zweck verarbeiten, Ihre Anfrage zu beantworten. Wir verarbeiten diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, mit anfragenden Personen in Kontakt zu treten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

4. Kunden- und Interessiertendaten

Wenn Sie als Kunde oder Interessent mit unserem Unternehmen in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre Daten zur Begründung oder Durchführung der Vertragsbeziehung im dafür erforderlichen Umfang. Dazu gehört regelmäßig die Verarbeitung der uns bereitgestellten personenbezogenen Stamm-, Vertrags- und Zahlungsdaten sowie Kontakt- und Kommunikationsdaten unserer Ansprechpartner bei gewerblichen Kunden und Geschäftspartnern. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Endkunden und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, wenn wir mit Ansprechpartnern von gewerblichen Kunden in Kontakt treten.

Außerdem verarbeiten wir Kunden- und Interessiertendaten zu Auswertungs- und zu Marketingzwecken. Diese Verarbeitungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und dienen unserem Interesse, unser Angebot weiterzuentwickeln und Sie gezielt über unsere Angebote zu informieren.

Weitere Datenverarbeitungen können erfolgen, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs 1 Buchst. a DSGVO) oder wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

5. Verwendung der E-Mail-Adresse zu Marketingzwecken

Wir können Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse verwenden, um Sie über eigene ähnliche von uns angebotene Produkte und Leistungen zu informieren.

Die Rechtsgrundlage ist § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Dazu können Sie sich per Klick auf den in jedem Mailing enthaltenen Abmeldelink abmelden.

6. Gewinnspiele

Wenn Sie an einem von uns angebotenen Gewinnspiel teilnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten zur Durchführung und Abwicklung des Gewinnspiels. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Teilnahmebeitrag, Angaben zur Teilnahmeberechtigung und – im Gewinnfall – die für die Benachrichtigung und Zustellung erforderlichen Daten gehören.

Die Verarbeitung dient der Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, der Durchführung des Gewinnspiels, der Auswahl und Benachrichtigung der Gewinner sowie der Zustellung oder Bereitstellung des Gewinns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Zustellung oder Bereitstellung eines Preises durch ein anderes Unternehmen erfolgt, übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten der Gewinner an das betreffende Unternehmen.

Nach Abschluss des Gewinnspiels löschen wir die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen und die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Für steuer- oder handelsrechtlich relevante Angaben zu Gewinnen können längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

Stand: 1.0, 22.09.2026

Information für Mieter, Mitglieder, Interessenten und Bürgen

Letzte Aktualisierung

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07.10.2026

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