Informations relatives à la protection des données

La présente politique de confidentialité a pour but de vous informer de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et de vos droits en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG). Le responsable du traitement des données est la coopérative de logement KAIFU-NORDLAND eG (ci-après dénommée « nous »).

I. Informations générales

1. Contact

Si vous avez des questions ou des suggestions concernant ces informations, ou si vous souhaitez nous contacter pour faire valoir vos droits, veuillez adresser votre demande à

Coopérative d'habitation KAIFU-NORDLAND eG
Kieler Straße 131
22769 Hambourg
Tél. : 040 / 43 17 02 - 0
E-mail : info@kaifu.de

2. Bases juridiques

En matière de protection des données, le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable. Nous traitons les données à caractère personnel dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données, notamment le RGPD et la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG). Le traitement des données par nos soins n’a lieu que sur la base d’une autorisation légale. Nous traitons des données à caractère personnel uniquement avec votre consentement (article 25, paragraphe 1, de la TDDDG ou article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD), pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou, à votre demande, pour la mise en œuvre de mesures précontractuelles (art. 6, al. 1, let. b du RGPD), pour respecter une obligation légale (art. 6, al. 1, let. c du RGPD) ou lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes d’un tiers, à condition que vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux, qui exigent la protection des données à caractère personnel, ne prévalent pas (art. 6, al. 1, let. f du RGPD).

Si vous postulez à un poste vacant au sein de notre entreprise, nous traitons également vos données à caractère personnel afin de décider de la conclusion d'un contrat de travail (article 26, paragraphe 1, phrase 1 de la BDSG).

3. Durée de conservation

Sauf indication contraire dans les remarques suivantes, nous conservons les données uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement ou au respect de nos obligations contractuelles ou légales. Ces obligations légales de conservation peuvent notamment découler de dispositions du droit commercial ou fiscal. À compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle les données ont été collectées, nous conserverons les données à caractère personnel figurant dans nos registres comptables pendant dix ans et celles figurant dans la correspondance commerciale et les contrats pendant six ans. Par ailleurs, nous conserverons les données relatives aux consentements devant faire l’objet d’une preuve, ainsi qu’aux réclamations et créances, pendant la durée des délais de prescription légaux. Nous supprimerons les données enregistrées à des fins publicitaires si vous vous opposez à leur traitement à cette fin.

4. Catégories de destinataires des données

Nous faisons appel à des sous-traitants dans le cadre du traitement de vos données. Les opérations de traitement effectuées par ces sous-traitants comprennent, par exemple, l’hébergement, l’envoi d’e-mails, la maintenance et l’assistance des systèmes informatiques, la gestion des clients et des commandes, le traitement des commandes, la comptabilité et la facturation, les actions marketing ou encore la destruction de dossiers et de supports de données. Un sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, un organisme ou toute autre entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Les sous-traitants n’utilisent pas les données à leurs propres fins, mais effectuent le traitement des données exclusivement pour le compte du responsable du traitement et sont tenus par contrat de garantir la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de protection des données. Par ailleurs, nous transmettons, le cas échéant, vos données à caractère personnel à des organismes tels que les services postaux et de livraison, notre banque habituelle, un cabinet de conseil fiscal ou d’audit, ou encore l’administration fiscale. D’autres destinataires peuvent être mentionnés dans les remarques suivantes.

5. Transfert de données vers des pays tiers

Nos traitements de données peuvent impliquer le transfert de certaines données à caractère personnel vers des pays tiers, c’est-à-dire des pays dans lesquels le RGPD n’est pas applicable. Un tel transfert est autorisé si la Commission européenne a constaté qu’un niveau adéquat de protection des données est assuré dans ce pays tiers. En l’absence d’une telle décision d’adéquation de la Commission européenne, le transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers n’a lieu que si des garanties appropriées sont en place conformément à l’article 46 du RGPD ou si l’une des conditions prévues à l’article 49 du RGPD est remplie.

En l’absence de décision d’adéquation et sauf indication contraire ci-après, nous utilisons les clauses types de l’UE relatives à la protection des données comme garanties appropriées pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers. Vous avez la possibilité d’obtenir une copie de ces clauses types de l’UE relatives à la protection des données ou de les consulter. Pour ce faire, veuillez vous adresser à l’adresse indiquée dans la rubrique « Contact ».

Si vous consentez au transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers, celui-ci s'effectue sur la base juridique de l'article 49, paragraphe 1, point a) du RGPD.

6. Traitement dans le cadre de l’exercice de vos droits

Lorsque vous exercez vos droits conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, nous traitons les données à caractère personnel transmises afin de mettre en œuvre ces droits et de pouvoir en apporter la preuve. Nous ne traiterons les données enregistrées aux fins de la communication d'informations et de sa préparation qu'à cette fin ainsi qu'à des fins de contrôle de la protection des données et, par ailleurs, nous limiterons le traitement conformément à l'article 18 du RGPD.

Ces traitements reposent sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD, en liaison avec les articles 15 à 22 du RGPD et l’article 34, paragraphe 2 de la BDSG.

7. Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez le droit de faire valoir vos droits à notre égard. Vous disposez notamment des droits suivants :

  • Conformément à l’article 15 du RGPD et à l’article 34 de la BDSG, vous avez le droit de demander si nous traitons ou non des données à caractère personnel vous concernant et, le cas échéant, dans quelle mesure.
  • Conformément à l’article 16 du RGPD, vous avez le droit de nous demander la rectification de vos données.
  • Conformément à l’article 17 du RGPD et à l’article 35 de la BDSG, vous avez le droit de nous demander l’effacement de vos données à caractère personnel.
  • Vous avez le droit, conformément à l’article 18 du RGPD, d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
  • Vous avez le droit, conformément à l’article 20 du RGPD, de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
  • Si vous nous avez donné un consentement distinct au traitement des données, vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment, conformément à l’article 7, paragraphe 3, du RGPD. Un tel retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’au moment du retrait.
  • Si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant enfreint les dispositions du RGPD, vous disposez, conformément à l’article 77 du RGPD, d’un droit de recours auprès d’une autorité de contrôle.

8. Droit d’opposition

Conformément à l’article 21, paragraphe 1, du RGPD, vous avez le droit de vous opposer aux traitements fondés sur l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f), du RGPD, pour des motifs liés à votre situation particulière. Si nous traitons des données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection directe, vous pouvez vous opposer à ce traitement conformément à l’article 21, paragraphes 2 et 3, du RGPD.

9. Déléguée à la protection des données

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données aux coordonnées suivantes :

E-mail : olivier@vnw.de

Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.

Tangstedter Landstraße 73, 22415 Hambourg

https://www.vnw.de

II. Traitements de données sur notre site web

Lorsque vous utilisez le site web, nous collectons les informations que vous nous fournissez vous-même. De plus, lors de votre visite sur le site, nous collectons automatiquement certaines informations relatives à votre utilisation du site. En droit de la protection des données, l'adresse IP est en principe également considérée comme une donnée à caractère personnel. Une adresse IP est attribuée à chaque appareil connecté à Internet par le fournisseur d’accès Internet afin qu’il puisse envoyer et recevoir des données.

1. Traitement des fichiers journaux du serveur

Lors d’une utilisation purement informative de notre site web, des informations générales transmises par votre navigateur à notre serveur sont d’abord enregistrées de manière automatisée (c’est-à-dire sans inscription). Il s’agit notamment, par défaut, du type et de la version du navigateur, du système d’exploitation utilisé, de la page consultée, de la page visitée précédemment (URL de référence), de l’adresse IP, de la date et de l’heure de la requête au serveur, ainsi que du code d’état HTTP.

Ce traitement est effectué pour la sauvegarde de nos intérêts légitimes et repose sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Ce traitement sert à la gestion technique et à la sécurité du site web. Les données enregistrées sont supprimées au bout de 60 jours, sauf si des indices concrets laissent supposer une utilisation illicite et qu’un examen et un traitement supplémentaires des informations s’avèrent nécessaires pour cette raison. Nous ne sommes pas en mesure de vous identifier en tant que personne concernée à partir des informations enregistrées. Les articles 15 à 22 du RGPD ne s’appliquent donc pas, conformément à l’article 11, paragraphe 2, du RGPD, à moins que vous ne fournissiez, pour exercer vos droits énoncés dans ces articles, des informations supplémentaires permettant votre identification.

2. Inscription

L'utilisation du portail des locataires ou de l'application « Meine KAIFU » nécessite une inscription. Dans ce cadre, nous traitons notamment le code d’inscription, votre adresse e-mail, les identifiants de connexion que vous avez définis, le numéro d’adhérent, de contrat ou d’utilisateur associé à votre compte, ainsi que les données techniques de journalisation et de sécurité.

Ce traitement a pour but de vérifier votre droit d’accès, de créer et de gérer votre compte utilisateur, de vous authentifier lors de vos connexions ultérieures, ainsi que d’empêcher tout accès non autorisé. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Dans la mesure où le traitement sert à garantir la sécurité informatique et à prévenir les accès abusifs, il repose en outre sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le fonctionnement sécurisé du portail et de l’application.

Les données marquées comme obligatoires sont nécessaires à l’inscription. Sans leur fourniture, nous ne pouvons pas créer le compte utilisateur. Les données du compte sont en principe conservées pendant toute la durée de l’autorisation d’utilisation, puis supprimées ou bloquées, sauf en cas d’obligations légales de conservation ou de motifs légitimes justifiant une conservation prolongée.

Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement de vos données sur le portail des locataires et dans l’application à la section IV.1.

3. Commercialisation des logements via « wohnungshelden »

Pour la commercialisation numérique de nos logements, nous utilisons l’application « wohnungshelden ». Cette application permet de publier des offres de logement, de recueillir des manifestations d’intérêt et des demandes, de coordonner les rendez-vous de visite et de traiter les informations nécessaires au suivi d’un locataire potentiel.

Dans le cadre de cette utilisation, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • les données d’identification et de contact, notamment le nom, l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone,
  • les informations relatives au bien immobilier recherché et aux critères de recherche personnels,
  • le contenu des demandes et autres communications,
  • les informations relatives à la prise de rendez-vous et au déroulement des visites,
  • le cas échéant, d’autres informations et documents que les personnes intéressées par la location transmettent elles-mêmes dans le cadre du processus de location.

Le traitement a pour finalité de publier des offres de logement, de traiter les demandes des personnes intéressées par une location, de coordonner la communication ultérieure et, le cas échéant, les rendez-vous de visite, ainsi que de préparer la conclusion d’un contrat de location. Dans la mesure où le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée, il est effectué sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Dans la mesure où l’application est utilisée pour l’organisation et la mise en œuvre efficaces de la commercialisation des logements, le traitement s’appuie en outre sur notre intérêt légitime conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

En principe, nous ne conservons les données collectées dans le cadre de la commercialisation des logements que pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, à la mise en œuvre du processus de location ou à la préparation ou à la conclusion d’un contrat de location. En outre, nous ne conservons les données que dans la mesure où des obligations légales de conservation s’appliquent ou si la conservation est nécessaire pour faire valoir, exercer ou défendre des droits.

Afin de protéger le formulaire de demande contre toute utilisation abusive par des programmes automatisés, le formulaire de wohnungshelden utilise le service Google reCAPTCHA de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. reCAPTCHA vérifie, à l’aide de caractéristiques telles que l’adresse IP, les informations relatives au navigateur et à l’appareil, la date et l’heure de la consultation ainsi que le comportement d’utilisation sur la page, si une saisie provient d’un être humain. Un transfert de données vers Google LLC aux États-Unis ne peut être exclu dans ce contexte. Google LLC est certifiée conformément au cadre de protection des données UE-États-Unis. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la protection du formulaire contre le spam et les demandes abusives. Vous trouverez de plus amples informations sur https://policies.google.com/privacy.

4. Candidatures

Vous avez la possibilité de postuler via notre site web, dans la rubrique « Emplois ». À cette fin, nous collectons des données à caractère personnel vous concernant, notamment votre nom, votre CV, votre lettre de motivation et tout autre contenu que vous mettez à notre disposition. Pour la sélection des candidatures, nous faisons appel au prestataire softgarden, à savoir la société softgarden e-recruiting GmbH, Berlin, Allemagne, en tant que sous-traitant.

Vos données personnelles de candidature sont traitées exclusivement à des fins liées à votre intérêt pour un emploi actuel ou futur au sein de notre entreprise et au traitement de votre candidature. Votre candidature n’est traitée et prise en compte que par les interlocuteurs concernés au sein de notre entreprise. Dans le cadre de votre candidature, nous traitons notamment :

  • les données d’identification et de contact ;
  • les informations relatives à vos qualifications et à votre parcours professionnel ;
  • votre CV et votre lettre de motivation ;
  • les certificats et autres documents que vous avez fournis ;
  • le contenu des communications et des entretiens ;
  • le cas échéant, toute autre information nécessaire au processus de candidature.

Le traitement est effectué en vue de la décision relative à la conclusion d’un contrat de travail, conformément à l’article 26, paragraphe 1, de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG).

Tous les collaborateurs chargés du traitement des données sont tenus de préserver la confidentialité de vos données. Si nous ne sommes pas en mesure de vous proposer un emploi, nous conserverons les données que vous nous avez transmises pendant une durée maximale de six mois à compter de la fin de la procédure de candidature, afin de pouvoir répondre à toute question relative à votre candidature et à votre refus. Cette disposition ne s’applique pas si des dispositions légales s’opposent à la suppression des données, si leur conservation est nécessaire à des fins de preuve ou si vous avez expressément consenti à une conservation plus longue.

Si nous conservons vos données de candidature au-delà de six mois et que vous y avez expressément consenti, nous vous informons que ce consentement est librement révocable à tout moment, conformément à l'article 7, paragraphe 3, du RGPD. Une telle révocation n’affecte pas la licéité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à la révocation.

5. Newsletter

Nous vous offrons la possibilité de vous inscrire à notre newsletter sur notre site web. Une fois inscrit, nous vous informerons régulièrement des dernières actualités concernant nos offres. Une adresse e-mail valide est nécessaire pour s’abonner à la newsletter. Afin de vérifier votre adresse e-mail, vous recevrez dans un premier temps un e-mail d’inscription que vous devrez valider en cliquant sur un lien (double opt-in). Lorsque vous vous abonnez à la newsletter sur notre site web, nous traitons des données à caractère personnel telles que votre adresse e-mail sur la base du consentement que vous avez donné. Ce traitement repose sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Vous pouvez à tout moment retirer le consentement donné avec effet pour l'avenir, par exemple via le lien « Se désabonner » figurant dans la newsletter. La légalité des traitements de données déjà effectués n'est pas affectée par ce retrait.

Lors de votre inscription à la newsletter, nous enregistrons également votre adresse IP ainsi que la date et l’heure de l’inscription. Le traitement de ces données est nécessaire pour pouvoir prouver que le consentement a été donné. La base juridique découle de notre obligation légale de documenter votre consentement (art. 6, al. 1, let. c, en liaison avec l’art. 7, al. 1, du RGPD).

Pour la gestion des abonnements, l’envoi de la newsletter et l’analyse de son utilisation, nous faisons appel à la société CleverReach GmbH & Co. KG, Rastede, Allemagne, en tant que sous-traitant.

Dans la mesure où vous donnez votre consentement spécifique à cet effet, nous pouvons enregistrer si et quand une newsletter a été ouverte, ainsi que les liens qu’elle contient qui ont été cliqués. À cette fin, des pixels de suivi, des liens personnalisés et des technologies similaires peuvent être utilisés. Cette analyse sert à mesurer l’utilisation et le succès de nos newsletters et à mieux adapter leur contenu aux centres d’intérêt de nos destinataires. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Sans ce consentement, aucune analyse à caractère personnel de votre comportement d’ouverture ou de clic n’aura lieu. Indépendamment de cela, nous pouvons analyser des statistiques d’envoi entièrement anonymisées et ne permettant pas d’identifier des destinataires individuels.

Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir, notamment via le lien de désabonnement figurant dans chaque newsletter ou via les coordonnées indiquées sous la rubrique « Contact ». Après votre désabonnement, nous supprimerons vos données de la liste de diffusion active. Nous enregistrons votre adresse e-mail dans une liste de blocage afin de garantir que vous ne receviez plus de newsletters. Ce stockage repose sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le respect de votre révocation et dans la prévention des envois indésirables.

Veuillez prendre connaissance des informations figurant dans la section « Transfert de données vers des pays tiers ».

6. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires (« cookies ») sur notre site web. Les cookies sont de petits fichiers de données enregistrés par votre navigateur lorsque vous visitez un site web. Ils permettent d'identifier le navigateur utilisé et d'être reconnus par les serveurs web. Votre navigateur vous permet de contrôler entièrement l’utilisation des cookies. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies dans les paramètres de sécurité de votre navigateur. Vous pouvez refuser l’utilisation des cookies via les paramètres de votre navigateur, soit de manière générale, soit dans des cas particuliers.

L’utilisation de cookies est en partie techniquement nécessaire au fonctionnement de notre site web et est donc autorisée sans le consentement de l’utilisateur. En outre, nous pouvons utiliser des cookies afin de proposer des fonctionnalités et des contenus spécifiques, ainsi qu’à des fins d’analyse et de marketing. Il peut également s’agir de cookies tiers (appelés « cookies de tiers »). Nous n’utilisons ces cookies non indispensables sur le plan technique qu’avec votre consentement, conformément à l’article 25, paragraphe 1, de la loi allemande sur les services de télécommunication (TDDDG) et, le cas échéant, à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Vous trouverez des informations sur les finalités, les fournisseurs, les technologies utilisées, les données enregistrées et la durée de conservation de chaque cookie dans les paramètres de cookies de notre outil de gestion du consentement. Vous pouvez y accéder à tout moment via le lien « Modifier les paramètres de cookies » dans la section « Outil de gestion du consentement ».

Ce site web utilise l’outil de gestion du consentement Cookiebot de la société Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Copenhague, Danemark, pour la gestion des cookies et le traitement des données à caractère personnel.

La bannière de consentement permet aux utilisateurs de notre site web de donner leur consentement à certains traitements de données ou de retirer un consentement déjà donné. En cliquant sur le bouton « Tout autoriser » ou en enregistrant des paramètres de cookies individuels, vous acceptez l’utilisation des cookies correspondants.

La base juridique en matière de protection des données est votre consentement au sens de l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD.

De plus, la bannière nous aide à pouvoir apporter la preuve qu’un consentement a été donné. À cette fin, nous traitons des informations relatives à la déclaration de consentement ainsi que d’autres données de journalisation concernant cette déclaration. Des cookies sont également utilisés pour collecter ces données. Le traitement de ces données est nécessaire pour pouvoir prouver qu’un consentement a été donné. La base juridique découle de notre obligation légale de documenter votre consentement (art. 6, al. 1, let. c, en liaison avec l’art. 7, al. 1, du RGPD).

Vous pouvez modifier ici vos paramètres de cookies ou retirer votre consentement avec effet pour l'avenir : Modifier les paramètres de cookies | Retirer son consentement

8. Suivi et reciblage

Nous utilisons sur notre site web le service Google Analytics 4 fourni par Google Ireland Limited, en Irlande.

Google Analytics est un service d’analyse Web qui nous permet de collecter et d’analyser des données sur le comportement des utilisateurs sur notre site Web. Google Analytics nous permet de mesurer les données d’interaction provenant de différents appareils et de différentes sessions. Cela nous permet de replacer les actions individuelles des utilisateurs dans leur contexte et d’analyser les relations à long terme.

À cette fin, Google Analytics utilise des cookies qui permettent d’analyser l’utilisation de notre site web. De plus, des données à caractère personnel sont traitées sous forme d’adresses IP, d’identifiants d’appareils et d’informations relatives à l’interaction avec notre site web. Ces données comprennent en partie des informations stockées sur l’appareil que vous utilisez. Par ailleurs, les cookies utilisés permettent également de stocker d’autres informations sur l’appareil que vous utilisez.

Google Ireland traitera les données ainsi collectées pour notre compte afin d’évaluer l’utilisation de notre site web par les utilisateurs, d’établir des rapports sur les activités au sein de notre site web et de nous fournir d’autres services liés à l’utilisation de notre site web et à l’utilisation d’Internet. Dans ce cadre, des profils d’utilisation pseudonymisés des utilisateurs peuvent être créés à partir des données traitées.

L'enregistrement d'informations sur votre terminal et l'accès aux informations déjà enregistrées s'effectuent avec votre consentement, conformément à l'article 25, paragraphe 1, de la loi allemande sur les services de télécommunication (TDDDG). Le traitement des données à caractère personnel décrit ci-après s'effectue également avec votre consentement. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. Vous pouvez à tout moment révoquer ce consentement via notre outil de gestion du consentement, avec effet pour l’avenir.

Lors de la collecte de données dans Google Analytics 4, les adresses IP des utilisateurs situés dans l’Union européenne ne sont ni enregistrées ni stockées. L’adresse IP est utilisée sur des serveurs situés dans l’Union européenne pour déduire des données de localisation, puis elle est supprimée avant que les autres données ne soient transmises aux serveurs d’Analytics en vue d’un traitement ultérieur.

Les données d'événement sont conservées pendant 2 mois, les données utilisateur pendant 14 mois, puis elles sont automatiquement supprimées. La durée de conservation des données utilisateur recommence à zéro à chaque nouvelle activité de l'utilisateur concerné. La suppression des données dont la durée de conservation a expiré s'effectue automatiquement une fois par mois. Le paramètre de conservation n'a aucune incidence sur les rapports agrégés standard.

9. OpenStreetMap

Sur notre site web, nous utilisons des tuiles cartographiques du service OpenStreetMap (OSM), fournies par la Fondation OpenStreetMap (OSMF), située à Cambridge, au Royaume-Uni.

Lorsque vous consultez une page contenant une carte intégrée ou que vous chargez activement la carte, votre navigateur établit une connexion avec l'OSMF. Ce processus implique notamment le traitement de l'adresse IP nécessaire à la connexion, ainsi que des données techniques relatives à la requête et à la connexion. Selon le mode de transmission, cela peut inclure, par exemple, des informations sur l’heure de la consultation, la tuile de carte demandée, le navigateur ou l’appareil utilisé, ainsi que la page de renvoi. Sans le traitement de l’adresse IP, la transmission du contenu cartographique à votre navigateur n’est techniquement pas possible.

Le traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, dans la mesure où la mise en balance des intérêts requise à cet effet penche en faveur de l’intégration de la carte. Notre intérêt légitime consiste à mettre à disposition une carte interactive permettant de visualiser des emplacements et de s’orienter.

Lors de l’utilisation des tuiles de carte, un traitement de données à caractère personnel peut avoir lieu via des serveurs situés au Royaume-Uni et dans d’autres pays. En ce qui concerne le Royaume-Uni, nous fondons le transfert de données sur la décision d’adéquation de la Commission européenne en vigueur, conformément à l’article 45 du RGPD.

Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données dans la politique de confidentialité de la Fondation OpenStreetMap à l'adresse https://osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

10. Monotype

Nous utilisons sur notre site web des polices web de Monotype Imaging Holdings Inc., États-Unis (« Monotype ») afin d’assurer un affichage uniforme des polices. Lorsque vous consultez une page, votre navigateur télécharge les polices web nécessaires depuis notre serveur web vers son cache afin d’afficher correctement les textes et les polices. Pour des raisons liées à la licence, il est nécessaire de compter le nombre de pages consultées ; c’est pourquoi votre navigateur établit une connexion avec fonts.com ou fast.fonts.net et transmet l’identifiant client de l’exploitant du site web. Ces traitements de données sont effectués afin de préserver nos intérêts légitimes à garantir une présentation uniforme et attrayante de notre site web et reposent sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Aucun cookie n’est installé dans ce cadre. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement de données via les paramètres du navigateur que vous utilisez ou via certaines extensions de navigateur. Le pare-feu uMatrix, basé sur une matrice, constitue par exemple une telle extension pour les navigateurs Firefox et Google Chrome. Veuillez noter que cela peut entraîner des restrictions fonctionnelles sur le site web. Si votre navigateur ne prend pas en charge les polices web, une police par défaut de votre ordinateur sera utilisée.

Vous trouverez de plus amples informations sur cette activité de traitement, les technologies utilisées, les données enregistrées et la durée de conservation dans la politique de confidentialité de Monotype à l’adresse https://www.monotype.com/de/rechtshinweise/datenschutzrichtlinie/datenschutzrichtlinie-zum-tracking-von-webschriften.

Veuillez également prendre connaissance des informations figurant dans la section « Transfert de données vers des pays tiers ».

11. Traductions automatiques via l’API DeepL

Afin de proposer des contenus multilingues sur notre site web et de traduire des textes dans le backend correspondant, nous utilisons l’API DeepL de DeepL SE, Cologne, Allemagne.

Via cette API, les contenus destinés à être traduits sont transmis à DeepL et traduits automatiquement dans la langue cible sélectionnée. Dans ce cadre, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • les contenus textuels transmis en vue de leur traduction ;
  • informations relatives à la langue source et à la langue cible ;
  • les données techniques relatives aux requêtes et à l’utilisation, dans la mesure où celles-ci sont nécessaires à la mise à disposition, à la sécurisation et à la facturation de l’API.

Ce traitement a pour finalité la mise à disposition et la gestion de contenus multilingues sur le site web, ainsi que le traitement technique et rédactionnel de ces contenus. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à mettre à disposition nos informations et nos offres numériques en plusieurs langues et à les gérer efficacement.

Nous utilisons DeepL API Pro. Les textes et traductions transmis ne sont pas utilisés pour l’entraînement des modèles de traduction. Les textes et traductions transmis ne sont conservés par DeepL que pendant la durée nécessaire à la création et à la transmission de la traduction, puis sont supprimés.

Dans la mesure où des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, les dispositions figurant sous la rubrique « Transfert de données vers des pays tiers » s’appliquent.

12. Utilisation d’Eye-Able

Afin d’améliorer l’accessibilité numérique, nous utilisons sur notre site web « Eye-Able », un service proposé par Web Inclusion GmbH, Würzburg, Allemagne. Eye-Able vous permet d’adapter l’affichage et l’utilisation du site web à vos besoins personnels, par exemple en matière de contraste, de taille de police, de rendu des couleurs, de fonctions de lecture et d’autres fonctionnalités visant à faciliter l’accessibilité.

Les fichiers nécessaires à la mise à disposition du service, notamment les fichiers JavaScript, CSS et images, sont chargés depuis l’infrastructure du prestataire. Ce faisant, des données de connexion techniquement nécessaires, telles que l’adresse IP, l’heure de la consultation, la ressource demandée ainsi que des informations relatives au navigateur et à l’appareil, peuvent être traitées.

Lorsque vous utilisez les fonctionnalités d’Eye-Able, les paramètres que vous avez sélectionnés sont enregistrés dans le stockage local de votre navigateur afin qu’ils puissent être pris en compte lors de vos prochaines visites sur le site. Ce stockage local est nécessaire à la fonction de personnalisation que vous avez expressément demandée et s’effectue sur la base de l’article 25, paragraphe 2, point 2, de la loi allemande sur les services de télécommunication (TDDDG). D’après les informations dont nous disposons, les paramètres enregistrés restent sur votre terminal et ne sont pas transmis au fournisseur. Eye-Able n’utilise pas de cookies pour ces paramètres.

Le traitement des données de connexion s’effectue sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la conception de notre offre en ligne de manière à ce qu’elle soit aussi accessible, conviviale et sans barrières que possible.

Vous trouverez de plus amples informations sur https://eye-able.com/de/datenschutz-eye-able/.

III. Traitements de données sur nos pages de réseaux sociaux

Nous sommes présents sur plusieurs plateformes de réseaux sociaux avec une page d’entreprise. Nous souhaitons ainsi offrir davantage de possibilités d’information sur notre entreprise et d’échange. Notre entreprise dispose de pages d’entreprise sur les plateformes de réseaux sociaux suivantes :

  • LinkedIn de LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irlande, UE), ci-après « LinkedIn » ;
  • XING, exploité par NEW WORK SE (Allemagne, UE), ci-après dénommé « XING » ;
  • YouTube, exploité par Google Ireland Limited (Irlande, UE), ci-après dénommé « YouTube » ;
  • kununu, exploité par New Work SE (Allemagne, UE), ci-après dénommé « kununu ».

Lorsque vous consultez un profil sur une plateforme de réseaux sociaux ou que vous interagissez avec celui-ci, des données à caractère personnel vous concernant peuvent faire l’objet d’un traitement. Les informations associées à un profil de réseau social utilisé constituent également régulièrement des données à caractère personnel. Cela inclut les messages et les déclarations publiés via ce profil. De plus, lorsque vous consultez un profil de réseau social, certaines informations le concernant sont souvent collectées automatiquement et peuvent également constituer des données à caractère personnel.

1. Visite d’une page sur les réseaux sociaux

Lorsque vous consultez notre page sur les réseaux sociaux, sur laquelle nous présentons notre entreprise ou certains produits de notre gamme, certaines informations vous concernant sont traitées. Les exploitants des plateformes de réseaux sociaux sont les seuls responsables de ce traitement des données à caractère personnel. Vous trouverez de plus amples informations sur le traitement des données à caractère personnel dans leurs politiques de confidentialité, vers lesquelles nous fournissons les liens ci-dessous :

Les exploitants des plateformes de réseaux sociaux collectent et traitent des données relatives aux événements et aux profils, et nous fournissent, sous forme anonymisée, des statistiques et des informations sur nos pages, qui nous permettent de mieux comprendre les types d’actions effectuées par les utilisateurs sur notre page (ce que l’on appelle les « statistiques de page »). Ces « Page Insights » sont générées à partir d’informations spécifiques concernant les personnes ayant visité notre page. Ce traitement des données à caractère personnel est effectué conjointement par les opérateurs de réseaux sociaux et par nous-mêmes, en tant que responsables conjoints. Ce traitement sert notre intérêt légitime à analyser les types d’actions effectuées sur notre page et à améliorer celle-ci à la lumière de ces informations. La base juridique de ce traitement est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

Nous ne pouvons pas associer les informations obtenues via les « Page Insights » aux profils individuels des utilisateurs qui interagissent avec nos pages. Dans la mesure où il existe une responsabilité conjointe entre nous et l’opérateur de la plateforme concerné pour l’élaboration et la mise à disposition de statistiques d’utilisation, des accords correspondants ont été conclus conformément à l’article 26 du RGPD. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet à l’adresse suivante :

Vous avez également la possibilité de faire valoir vos droits auprès des exploitants. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet en cliquant sur les liens suivants :

Nous avons convenu avec LinkedIn que la Commission irlandaise de protection des données est l’autorité de contrôle principale chargée de superviser le traitement des données relatives aux statistiques de la page. Vous avez à tout moment le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission irlandaise de protection des données (voir www.dataprotection.ie) ou auprès de toute autre autorité de contrôle.

2. Communication via les pages des réseaux sociaux

Nous traitons également les informations que vous nous avez fournies via notre page d’entreprise sur la plateforme de réseau social concernée. Ces informations peuvent inclure le nom d’utilisateur utilisé, vos coordonnées ou un message que vous nous avez adressé. Nous effectuons ces traitements en tant que seul responsable du traitement. Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à entrer en contact avec les personnes qui nous adressent une demande. La base juridique du traitement des données est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. D’autres traitements de données peuvent avoir lieu si vous y avez consenti (art. 6, al. 1, let. a du RGPD) ou si cela est nécessaire pour respecter une obligation légale (art. 6, al. 1, let. c du RGPD).

IV. Autres traitements de données

1. Portail des locataires « Meine KAIFU » et application « Meine KAIFU »

a) Mise à disposition du portail des locataires et de l’application

Nous mettons à la disposition de nos membres et locataires le portail des locataires et l’application « Meine KAIFU ». Ces services vous permettent notamment de gérer votre compte utilisateur, de consulter et de mettre à jour vos informations personnelles, d’adhésion, contractuelles et relatives au bien immobilier, de consulter des documents ainsi que de soumettre des demandes de service et des déclarations de sinistre.

L’application propose les fonctionnalités du portail des locataires sous une forme optimisée pour les appareils mobiles. À cette fin, la plateforme web s’affiche au sein de l’application. Lors de son utilisation, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • données personnelles et coordonnées ;
  • Données d’adhésion, d’utilisateur et de compte ;
  • Données relatives au contrat, au bail et au bien immobilier ;
  • informations de facturation et de paiement, dans la mesure où celles-ci sont mises à disposition sur le portail ;
  • Documents et consultations de documents ;
  • Données de communication et de contenu ;
  • Informations relatives aux demandes de service et aux déclarations de sinistre ;
  • données techniques relatives aux appareils, à la connexion, aux journaux et à la sécurité.

Le traitement est effectué aux fins de la fourniture des services numériques ainsi que de la gestion et de l’exécution du contrat d’adhésion et de location, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. La garantie de la stabilité et de la sécurité informatique repose sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le fonctionnement sûr et sans faille de nos offres numériques.

b) Données de base, contractuelles et relatives aux biens immobiliers, ainsi que documents

Sur le portail des locataires et dans l’application, nous mettons à votre disposition les informations enregistrées concernant votre adhésion ou votre contrat de location. Il peut s’agir notamment de données d’identification et de contact, de données relatives à l’adhésion et au contrat, d’informations sur les biens loués, de renseignements sur la facturation et les paiements, ainsi que de communications et de documents. Dans la mesure où les fonctionnalités correspondantes sont proposées, vous pouvez vérifier ou mettre à jour certaines informations, ou nous transmettre des demandes de modification.

Le traitement est effectué aux fins de l’exécution de l’adhésion et du contrat de location, sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Les données sont conservées pendant toute la durée de l’adhésion ou du contrat de location, puis conformément aux délais légaux de conservation et de prescription.

c) Demandes de service et déclarations de sinistres

Via le portail des locataires et l’application, vous pouvez transmettre des demandes de service, des déclarations de sinistre et d’autres demandes. Dans ce cadre, nous traitons notamment vos coordonnées et informations de compte, les données relatives au contrat de location et au bien concerné, le contenu de votre message ainsi que, le cas échéant, les photos, documents et autres pièces jointes que vous avez fournis.

Les données sont traitées aux fins de la réception, de l’examen et du traitement de la demande, ainsi que pour communiquer sur l’état d’avancement du dossier. Dans la mesure où cela est nécessaire au traitement, les données peuvent être transmises aux collaborateurs compétents ainsi qu’aux entreprises mandatées (artisans, réparateurs, prestataires administratifs ou autres).

Dans la mesure où la demande concerne le contrat d’adhésion ou de location en cours, le traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Dans les autres cas, il repose sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le traitement des demandes qui nous sont adressées ainsi que dans la documentation et la réparation des dommages signalés.

Les données sont conservées pendant la durée du traitement. Elles sont ensuite supprimées ou intégrées dans les dossiers relatifs au contrat de location, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution du contrat, au respect des obligations légales ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Veuillez veiller à ce que les photos et les documents ne montrent que les éléments nécessaires au traitement et ne contiennent, dans la mesure du possible, aucune personne non concernée ni aucune information confidentielle non nécessaire.

d) Appareil photo et accès aux fichiers

Si vous souhaitez prendre une photo via l’application ou sélectionner un fichier ou un document existant, l’application a besoin d’accéder à l’appareil photo ou aux fichiers que vous avez sélectionnés. Cet accès n’est accordé que si vous activez la fonction correspondante et accordez l’autorisation requise sur votre appareil. Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer ces autorisations dans les paramètres de votre appareil.

Les photos et fichiers pris ou sélectionnés ne sont traités que dans la mesure où vous les ajoutez activement à une demande de service, à une déclaration de sinistre ou à toute autre communication. Le traitement ultérieur dépend de la finalité poursuivie lors de la transmission et s’effectue généralement sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Pour l’affichage ou le partage de documents, des fichiers peuvent être temporairement stockés dans le répertoire cache de l’application. Ces fichiers sont supprimés par le système d’exploitation conformément à sa politique de gestion de la mémoire. Lorsque vous partagez un fichier via la fonction « Partager » de votre appareil, c’est vous qui déterminez le destinataire ou le service utilisé à cette fin. Le traitement ultérieur par le service que vous avez sélectionné est régi par sa politique de confidentialité.

e) Connexion biométrique et stockage local sécurisé

Si vous activez cette fonction, vous pouvez utiliser, pour vous connecter, l’authentification biométrique configurée sur votre terminal, par exemple Face ID ou un capteur d’empreintes digitales. La vérification des caractéristiques biométriques est effectuée exclusivement par le système d’exploitation ou les fonctions de sécurité de votre terminal. Nous n’avons pas accès à vos données biométriques de référence et ne les stockons pas.

Afin de permettre une connexion simplifiée, les informations d’authentification nécessaires à cet effet peuvent être stockées sous forme cryptée dans la zone de stockage sécurisée de votre terminal. Cette fonctionnalité est facultative et peut être désactivée via les paramètres de l’application ou de l’appareil. Le traitement a pour but de vous permettre la connexion simplifiée et sécurisée que vous avez demandée et repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

f) Notifications par e-mail et notifications push

Dans le cadre du portail des locataires et de l’application, nous pouvons vous envoyer des notifications par e-mail liées à des transactions, par exemple concernant votre compte utilisateur, la mise à disposition de nouveaux documents, l’état d’avancement du traitement d’une demande que vous avez soumise ou des événements liés à la sécurité. À cette fin, nous traitons notamment votre adresse e-mail, son association à votre compte utilisateur, l’objet et la date de l’e-mail, ainsi que les informations techniques relatives à l’envoi et à la livraison.

Ce traitement a pour but la mise à disposition et le fonctionnement du portail des locataires que vous utilisez, ainsi que la gestion de votre adhésion ou de votre bail, sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Dans la mesure où les messages servent à la sécurité du compte utilisateur ou de nos offres numériques, le traitement repose en outre sur l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la protection des comptes utilisateurs et dans la communication sécurisée concernant les opérations pertinentes.

Les données d’envoi et de preuve sont supprimées dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires à la livraison, à la résolution d’un problème ou à la documentation de l’opération sous-jacente. Dans la mesure où un message fait partie intégrante d’une opération liée à un contrat ou à un service, il peut être conservé conformément aux délais de conservation et de prescription applicables en la matière.

Si vous activez les notifications push, nous pouvons afficher sur votre terminal des informations relatives au portail des locataires, à votre compte utilisateur et aux demandes qui y sont traitées. À cette fin, un jeton push attribué à l’installation de l’application ou au terminal est traité. De plus, des informations techniques relatives à la livraison et au statut peuvent être traitées.

La transmission s’effectue via l’infrastructure de notifications push du système d’exploitation ou du fabricant de l’appareil. Dans ce cadre, des identifiants techniques et des informations de transmission peuvent être transmis aux prestataires techniques concernés.

Les notifications push ne sont envoyées que si vous avez accordé l’autorisation correspondante sur votre appareil. Dans la mesure où les notifications concernent des informations facultatives, le traitement repose sur votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Dans la mesure où elles sont directement nécessaires au fonctionnement du portail des locataires que vous utilisez ou à la communication d’informations concernant une demande que vous avez soumise, le traitement repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Les opérations de traitement techniques liées à la sécurité peuvent en outre se fonder sur l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer cette autorisation via les paramètres de votre terminal. Dans ce cas, vous ne recevrez plus de notifications push. L’utilisation de l’application reste en principe possible. Le jeton push est supprimé ou désactivé lorsqu’il n’est plus nécessaire à l’envoi des notifications, notamment à l’expiration de l’autorisation d’utilisation ou dès que nous constatons que le jeton n’est plus valide.

g) Données techniques de l’application

Lors de l’utilisation de l’application, des données techniques relatives à la connexion, à l’appareil, aux journaux et à la sécurité peuvent être traitées. Il peut s’agir notamment de l’adresse IP, du système d’exploitation et de sa version, de la version de l’application, de l’heure et du type d’accès, ainsi que des données techniques relatives aux erreurs et aux événements.

Ce traitement a pour but de mettre à disposition l’application, d’assurer sa compatibilité avec le terminal, de corriger les erreurs ainsi que de garantir la stabilité et la sécurité informatique. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD et, dans la mesure où le traitement sert à la sécurité et à la stabilité, l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Les données sont effacées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à ces fins et qu’il n’existe aucune raison légale ou liée à la sécurité justifiant leur conservation.

h) Cookies d’authentification et de sécurité

Pour l’authentification, la gestion de la session connectée et la protection du portail des locataires contre tout accès non autorisé, nous utilisons des cookies techniquement nécessaires et des technologies similaires. Il s’agit notamment de :

  • KEYCLOAK_SESSION pour le maintien de la session connectée ;
  • KEYCLOAK_IDENTITY pour l’attribution de la session authentifiée ;
  • KEYCLOAK_AUTH_SESSION_ID pour effectuer la procédure de connexion ;
  • KC_RESTART pour reprendre un processus de connexion interrompu ;
  • les technologies de session et de challenge du pare-feu d’applications web (WAF) pour détecter et bloquer les accès automatisés, abusifs ou malveillants.

Ces technologies contiennent des identifiants générés techniquement et ne sont en principe utilisées que pour la session de navigateur ou d’application concernée, ou pendant la courte durée nécessaire à la réalisation du contrôle de sécurité. Vous trouverez des détails sur les technologies concrètement utilisées et leurs durées de vie dans l’aperçu des cookies du portail des locataires.

Le stockage ou l’accès au terminal s’effectue conformément à l’article 25, paragraphe 2, point 2, de la loi allemande sur la protection des données dans le domaine des télécommunications (TDDDG), car ces technologies sont absolument nécessaires à la fourniture du service de connexion et du portail expressément sollicités, ainsi qu’à la sécurité de leur mise à disposition. Le traitement ultérieur des données à caractère personnel est effectué aux fins de l’exécution du contrat sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD et pour garantir la sécurité informatique sur la base de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

i) Analyse du portail des locataires avec Matomo Cloud

Dans le portail des locataires, nous utilisons Matomo Cloud de la société InnoCraft Ltd, Nouvelle-Zélande. Dans la mesure où le portail des locataires s’affiche au sein de l’application, l’analyse décrite ci-après peut également enregistrer les accès effectués via la vue Web intégrée à l’application. Nous n’utilisons pas d’autre système de suivi natif autonome au sein de l’application.

Matomo nous permet d’analyser l’utilisation du portail des locataires afin d’améliorer les contenus et les fonctionnalités et d’évaluer statistiquement l’utilisation de notre offre numérique. Dans ce cadre, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • les pages et URL consultées ;
  • heure et durée des visites ;
  • navigateur, système d’exploitation et type d’appareil utilisés ;
  • origine de la visite ;
  • les interactions avec le portail des locataires ;
  • adresse IP tronquée ;
  • identifiants de visite et de session pseudonymisés.

Nous configurons Matomo de manière à ce qu’aucun contenu des champs de saisie, aucun contenu de document et aucune information relative au contrat ou au bien immobilier non nécessaire à l’analyse ne soient transmis à Matomo.

Dans la mesure où Matomo utilise des cookies ou des technologies similaires pour reconnaître les visites, l'enregistrement ou l'accès à votre terminal n'a lieu qu'avec votre consentement, conformément à l'article 25, paragraphe 1, de la loi allemande sur la protection des données (TDDDG). Le traitement ultérieur des données à caractère personnel repose sur l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir, via les paramètres relatifs aux cookies disponibles sur le portail des locataires.

Les données d'utilisation sont stockées conformément à la configuration Matomo indiquée sur le portail des locataires, puis supprimées ou agrégées de manière à ne plus pouvoir être attribuées à des utilisateurs individuels.

Pour la Nouvelle-Zélande, il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne conformément à l’article 45 du RGPD.

Pour plus d'informations sur le traitement des données par Matomo, veuillez consulter le site https://matomo.org/matomo-cloud-privacy-policy/.

2. Chatbot KAI et fonctions de communication

Sur le portail des locataires et dans l’application « Meine KAIFU », nous proposons le chatbot KAI comme fonction de communication et d’assistance. Le chatbot KAI peut notamment vous aider à répondre à des questions d’ordre général, à trouver des informations dans la FAQ, à vous orienter dans l’espace de services ainsi qu’à saisir et à structurer vos demandes. Le cas échéant, les demandes transmises via le chatbot peuvent être transmises aux services compétents pour y être traitées.

Dans le cadre de cette utilisation, les données suivantes peuvent notamment être traitées :

  • les coordonnées et autres informations communiquées par les utilisateurs dans le chat,
  • le contenu des messages de chat et, le cas échéant, les informations qu’ils contiennent concernant une demande,
  • les informations relatives au bail, au contrat ou au bien concerné, dans la mesure où les utilisateurs les communiquent ou où elles sont extraites du portail des locataires ou de l'application pour le traitement de la demande,
  • les informations relatives aux demandes de service, aux déclarations de sinistre et autres demandes,
  • les pièces jointes ou autres contenus éventuellement transmis,
  • les données techniques d'utilisation nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au dépannage de la fonction de communication.

Le traitement a pour but d’assister les utilisateurs, de répondre à leurs questions, de recenser et de trier les demandes, de transmettre les demandes de service aux services compétents et de permettre le traitement de ces demandes. Dans la mesure où la communication est liée à l’exécution ou à la préparation d’un contrat de location ou de toute autre relation contractuelle, le traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD. Pour les demandes générales et afin d’organiser un service client et un service aux locataires efficaces, le traitement est fondé sur notre intérêt légitime conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

En principe, nous ne conservons les contenus des discussions et des communications que pendant la durée nécessaire à la réponse et au traitement de la demande concernée. Si les contenus sont associés à une demande de service ou à une déclaration de sinistre, ils peuvent être conservés pendant la durée du traitement ainsi que conformément aux délais de conservation légaux et aux obligations de documentation applicables au contrat de location. Les historiques de chat purs, qui ne nécessitent aucun traitement ou documentation supplémentaire, sont supprimés ou anonymisés dès que la finalité correspondante a cessé d’exister, dans la mesure où il n’existe aucune raison légale ou juridique justifiant leur conservation.

Pour le traitement des données saisies, le chatbot KAI utilise le modèle linguistique d’IA « Claude » d’Anthropic PBC. Ce modèle est hébergé sur les serveurs d’Amazon Web Services en Europe. Le portail des locataires, l’application et le chatbot sont mis à disposition pour notre compte par la société Aareon Deutschland GmbH.

L’utilisation du chatbot KAI n’est pas obligatoire pour nous contacter. Les utilisateurs peuvent également nous contacter via les autres moyens de contact mentionnés dans la présente déclaration de confidentialité.

3. Prise de contact

Si vous nous appelez ou si vous nous envoyez un message via l’adresse e-mail de contact indiquée, nous traiterons les données transmises dans le but de répondre à votre demande. Nous traitons ces données sur la base de notre intérêt légitime à entrer en contact avec les personnes qui nous adressent une demande.

La base juridique du traitement des données est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD.

4. Données des clients et des personnes intéressées

Lorsque vous prenez contact avec notre entreprise en tant que client ou prospect, nous traitons vos données dans la mesure nécessaire à l’établissement ou à l’exécution de la relation contractuelle. Cela inclut généralement le traitement des données à caractère personnel de base, contractuelles et de paiement qui nous sont fournies, ainsi que les coordonnées et données de communication de nos interlocuteurs chez les clients professionnels et partenaires commerciaux. La base juridique de ces traitements est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD pour les clients finaux et l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD lorsque nous prenons contact avec des interlocuteurs de clients professionnels.

En outre, nous traitons les données des clients et des prospects à des fins d’analyse et de marketing. Ces traitements s’appuient sur la base juridique de l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD et servent notre intérêt à développer notre offre et à vous informer de manière ciblée sur nos offres.

D'autres traitements de données peuvent avoir lieu si vous y avez consenti (art. 6, al. 1, let. a du RGPD) ou si cela est nécessaire pour respecter une obligation légale (art. 6, al. 1, let. c du RGPD).

5. Utilisation de l’adresse e-mail à des fins de marketing

Nous pouvons utiliser l’adresse e-mail que vous avez indiquée lors de votre inscription pour vous informer sur nos propres produits et services similaires.

La base juridique est l’article 7, paragraphe 3, de la loi allemande contre la concurrence déloyale (UWG). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans que cela n’entraîne d’autres frais que les frais de transmission selon les tarifs de base. Pour ce faire, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans chaque e-mail.

6. Jeux-concours

Si vous participez à un jeu-concours que nous organisons, nous traitons les données que vous nous fournissez afin d’assurer le bon déroulement et la gestion du jeu-concours. Il peut s’agir notamment de votre nom, de vos coordonnées, de votre contribution à la participation, des informations relatives à votre éligibilité et, en cas de gain, des données nécessaires à la notification et à la remise du prix.

Ce traitement a pour but de vérifier les conditions de participation, d’organiser le jeu-concours, de sélectionner et d’informer les gagnants, ainsi que de livrer ou de mettre à disposition le prix. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Dans la mesure où la remise ou la mise à disposition d’un prix est assurée par une autre entreprise, nous transmettons à cette dernière les données des gagnants nécessaires à cet effet.

À l’issue du jeu-concours, nous supprimons les données, sauf en cas d’obligations légales de conservation et si les données ne sont pas nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Des délais de conservation légaux plus longs peuvent s’appliquer aux informations relatives aux gains relevant du droit fiscal ou commercial.

Version : 1.0, 22/09/2026

Informations à l'attention des locataires, des membres, des personnes intéressées et des garants

Dernière mise à jour

Informations relatives à la protection des données_10_2026

07/10/2026

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